在日本，商務信函過去有橫寫和豎寫兩種形式。由于橫寫便于書寫數字和外文打字．同時也便于整理裝訂保存，1962年2月25日日本總理府對文書管理規則作出了明確規定，自那以后內閣官房、總理府等國家政府機關的公文書信都一律開始使用公文紙按固定格式橫寫了。同時，日本的民間企業也開始模仿，不久這一形式的書信便成了日本政府公文、民間企業公司的商業應用文的基本形式。日語商務信函的橫寫形式可以歸納為如下模板。

(1)“記號、文件編號”，一般由發信的公司統一編號，以便存檔。

(2)“發信年月日”，其應該和發文登記簿的日期一致。

(3)“對方公司名、所屬部門、頭銜姓名、敬稱”。在對方的名字后面加上“殿”或“檬”以表示尊敬。如果不是給個人的信，可在對方公司名稱后面加上“御中”。

(4)“己方公司名、所屬部門頭銜、姓名(印)”。

(5)“文件標題”．其為該信的主題，相當于中文的摘要，是用簡短精練的語言把信中主要內容提示m來的部分。

(6)“前文”，其為書信的開頭部分，一般是由寒暄、問候、道歉、致謝等有關套語組成。商業應用文本身都比較簡短，所以“前文”部分日語信函也比較簡短，在內容上富有商業色彩。前文中還有一些常用的固定套語，大都屬于寒暄問候之類．意思多半是祝愿對方生意興隆、繁榮發展等，另外還有一些感謝之類的套句。一般日文書信中的“前文”中往往還有有關季節、天氣、自然環境等的寒暄語。但在商業應用文中有時省略，因為篇幅有限，要多寫一些實際內容。

(7)“正文”，這一部分是商務信函的主要部分，因此也十分注意中心思想的表達。

(8)“結尾”，一般情況日文信函須在“結尾”部分叮囑“前文”中所談到的事項，以表示慎重。

(9)“內容”，是對“正文”部分的具體說明或附帶說明。一般的商業應用文中經常在這一部分寫金額數目、支付方法、支付銀行等。

(10)“另”是對”正文”和的“內容”的后補充。

　以上是商務信函橫寫形式的舉例。豎寫形式近來幾乎不用了，但在特殊場合仍有人使用，像賀函用豎寫形式常給人一種莊重、嚴肅的感覺。