一、動機信要樸實、整潔，使對方樂于閱讀
    所寫句子要簡潔明了，根據內容進行分段，不要啰嗦累贅。寫文書需要謹記每一句要有價值，是為整體服務的。如果去掉某一句話，而不影響整體意思，說明這句話是多余的。可以請別人多次閱讀所完成的文書，一步步剔除不恰當的表達。

二、避免幼稚，委婉表達
 留學生的文書很經常犯下幼稚的錯誤，如：Je vous assure que je suis le meilleur dans ma classe...這樣的表達是很不恰當的，用太多的je在文中也會顯得不夠委婉，如 je suis rigoureux，就不如mes études des sciences physiques m'ont apporté de la rigueur.因此，寫文書時候必須注意避免幼稚，當然也要避免過于直接的說法，可能會給人留下不好的印象。

三、不宜過長，內容要短而精

 一份文書雖然需要包含多項內容，但長度仍需注意，不要太長，不要發散地去講自己本身有多優秀有哪些優勢，這些是需要學校方面做出判斷的，不要對自身條件做夸大。

 后要提醒的是：一篇文書寫好，一定要多次檢查，切不可認為寫好了，就萬事大吉了！